Arquivar ou eliminar no Gmail: qual é a verdadeira diferença?

Arquivar vs. eliminar, lado a lado

Arquivar e eliminar parecem semelhantes porque ambas as ações removem uma mensagem da Caixa de entrada. O que acontece a seguir é completamente diferente.

Quando arquivar

Arquivar é a opção certa quando quer que uma mensagem saia da Caixa de entrada, mas pode vir a precisar de a pesquisar ou consultar mais tarde.

• Recibos, faturas ou confirmações que possa precisar para registos ou para efeitos fiscais
• Conversas já terminadas mas que podem voltar a ser relevantes
• Qualquer mensagem com um anexo que não queira arriscar perder
• E-mails sobre os quais tem dúvidas e prefere guardar em vez de se arrepender de os ter eliminado

Quando eliminar

Elimine quando uma mensagem já não tem qualquer utilidade futura e quer ter a possibilidade de, mais tarde, recuperar espaço de armazenamento.

• Newsletters e e-mails promocionais que nunca lê
• Notificações, alertas ou confirmações automáticas antigas sem nada a consultar
• E-mails duplicados ou que parecem spam e sobrecarregam a caixa de entrada
• E-mails com anos que está a limpar especificamente para libertar espaço da Google

Por que arquivar não liberta espaço de armazenamento

A quota de armazenamento do Gmail baseia-se em todo o correio guardado na sua conta, não apenas no que está na Caixa de entrada. Arquivar apenas muda a pasta onde uma mensagem fica — passa da Caixa de entrada para Todos os e-mails, e Todos os e-mails continua a contar por inteiro para a sua quota.

A única forma de reduzir realmente o espaço usado é eliminar correio e deixar o Lixo esvaziar-se, esperando os 30 dias ou esvaziando-o você mesmo. É também por isso que verificar o uso de armazenamento e libertar espaço (seguindo as próprias indicações da Google) é um passo diferente de apenas arrumar a Caixa de entrada.

Esta é uma das principais razões de ser do Clean Email: visa eliminar de forma segura o que é dispensável, em vez de arquivar, porque arquivar por si só nunca reduz o espaço de armazenamento da Google que está a ser usado.

Como o Clean Email trata a eliminação

O Clean Email não arquiva correio. Analisa a sua conta Gmail, mostra-lhe quantos e-mails podem ser eliminados e quanto espaço isso pode libertar, e permite-lhe eliminar em massa o que é dispensável com um único clique.

Por predefinição, tudo o que o Clean Email elimina vai para o Lixo do Gmail, tal como numa eliminação normal do Gmail — recuperável durante 30 dias. Se escolher a opção de eliminação permanente, o e-mail é removido de imediato e de forma irreversível, através da funcionalidade de eliminação permanente da API do Gmail.

Mensagens com estrela, correio importante, correio com marcador, qualquer coisa com anexo, correio enviado, rascunhos, conversas de dois sentidos e qualquer remetente na sua lista branca nunca são tocados — essa proteção é verificada duas vezes antes de qualquer eliminação.

Perguntas frequentes

Arquivar um e-mail no Gmail elimina-o?

Não. Arquivar apenas remove o e-mail da vista da Caixa de entrada. O e-mail em si não é eliminado — passa para a pasta Todos os e-mails, onde fica indefinidamente e continua totalmente pesquisável.

Arquivar liberta espaço de armazenamento no Gmail?

Não. A quota de armazenamento do Gmail conta todo o correio da sua conta, incluindo tudo o que está em Todos os e-mails. Arquivar apenas muda a pasta onde uma mensagem se encontra; não reduz o espaço usado. Só eliminar correio (e esvaziar o Lixo) liberta espaço.

Quanto tempo fica um e-mail eliminado no Lixo do Gmail?

30 dias. Depois disso, o Gmail apaga-o automática e permanentemente. Também pode esvaziar o Lixo você mesmo antes disso, o que elimina essas mensagens de imediato e de forma irreversível.

Posso recuperar um e-mail depois de o eliminar?

Sim, desde que ainda esteja no Lixo — dentro de 30 dias após a eliminação, ou até esvaziar o Lixo. Depois de eliminado permanentemente, seja pela remoção automática ao fim de 30 dias, seja por uma ação explícita de eliminação permanente, já não pode ser recuperado.

Devo arquivar ou eliminar newsletters e e-mails promocionais antigos?

Elimine-os. Arquivar uma newsletter que nunca mais vai ler apenas faz com que continue a ocupar espaço para sempre em Todos os e-mails. Se o objetivo é uma caixa de entrada mais limpa e menos espaço usado, eliminar (para o Lixo, ou de forma permanente) é a única opção que realmente reduz o que está armazenado — o Clean Email foi criado especificamente para eliminar em massa este tipo de correio dispensável.