Zo werken Gmail-labels

Labels versus mappen: wat er echt anders is

Een traditionele e-mailmap (het model van klassieke IMAP-postvakken) kan een bericht maar op één plek tegelijk bewaren. Een bericht opbergen in 'Facturen' verwijdert het uit 'Postvak IN'.

Een Gmail-label lijkt meer op een markering. Eén bericht kan tegelijk het label INBOX dragen, plus een willekeurig aantal van je eigen labels, en het toevoegen van een label verwijdert geen ander label en verplaatst het bericht ook niet.

Daarom haalt archiveren in Gmail alleen het label INBOX weg in plaats van het bericht te verplaatsen: de e-mail blijft precies op dezelfde plek bestaan, hij is alleen niet meer gemarkeerd als inbox-post.

Systeemlabels die Gmail voor je aanmaakt

Systeemlabels zitten ingebouwd in elk Gmail-account. Je kunt ze niet verwijderen, en Gmail (of jijzelf, met één klik of sneltoets) past ze automatisch toe terwijl e-mail door je account beweegt.

• STARRED — toegepast wanneer je op het ster-icoon van een bericht klikt
• IMPORTANT — automatisch toegepast door Gmails belangrijkheidsmarkering, of handmatig
• SENT — toegepast op elk bericht dat je verstuurt
• DRAFT — toegepast op berichten die je begonnen maar niet verstuurd hebt
• INBOX — toegepast op post die momenteel in je postvak IN staat; verwijderd zodra je archiveert
• TRASH en SPAM — toegepast wanneer een bericht wordt verwijderd of als spam gefilterd
• UNREAD — toegepast op berichten die je nog niet geopend hebt
• CATEGORY_*-labels (Sociaal, Aanbiedingen, Updates, Forums) — toegepast door de tabbladen van Gmails postvak

Eigen labels: wat je zelf aanmaakt

Een eigen label is elk label dat je zelf benoemt en aanmaakt, of dat nu 'Facturen', 'Teamproject' is, of een gekleurd label genest onder een hoofdlabel zoals 'Werk/Klanten'.

Je kunt een eigen label handmatig toepassen, of een Gmail-filter instellen dat het automatisch toepast op toekomstige post die aan bepaalde criteria voldoet (afzender, onderwerp, trefwoorden, enzovoort).

Voor Gmails eigen zoekfunctie werkt een eigen label precies zoals een systeemlabel: je kunt zoeken op label:facturen, net zoals je zou zoeken op label:starred. Het enige verschil is wie het heeft aangemaakt.

Waarom Clean Email elk label als beschermingssignaal behandelt

De beschermingslijst van Clean Email omvat 'berichten met een zelf aangemaakt Gmail-label'. In de praktijk betekent dit: als je de moeite hebt genomen om een bericht onder een label te ordenen, gaat Clean Email ervan uit dat je het wilt bewaren.

Deze bescherming geldt ongeacht de naam of kleur van het label, of hoe oud het bericht is. Een e-mail van vijf jaar oud met het label 'Belasting 2021' is net zo goed beschermd als een bericht dat je gisteren hebt gelabeld.

Dit komt bovenop de andere bescherming die altijd geldt: berichten met een ster, berichten gemarkeerd als belangrijk, tweerichtingsgesprekken, berichten met een bijlage, verzonden post, concepten, geplande verzendingen, uitgestelde (snooze) post en chats.

Bescherming wordt twee keer gecontroleerd: eerst om de Gmail-zoekopdracht te versmallen voordat een opschoning zelfs maar start, en daarna nogmaals bericht voor bericht vlak voor verwijdering. Die tweede controle is doorslaggevend, zodat een gelabeld bericht er nooit doorheen glipt, zelfs niet als een zoekoperator zich onverwacht gedraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe werken Gmail-labels?

Een Gmail-label werkt als een markering, niet als een map. Eén bericht kan meerdere labels tegelijk dragen (bijvoorbeeld INBOX plus een label dat je hebt aangemaakt), en het toevoegen of verwijderen van een label verplaatst het bericht nooit. Dit verschilt van traditionele e-mailmappen, waar een bericht maar in één map tegelijk kan staan.

Wat is het verschil tussen een Gmail-label en een map?

Een map kan een bericht maar op één plek bewaren. Een Gmail-label is een markering: een bericht kan meerdere labels tegelijk hebben, en een label toepassen verwijdert het niet van andere labels zoals INBOX. Een Gmail-bericht archiveren haalt gewoon het label INBOX weg in plaats van het bericht naar een andere map te verplaatsen.

Wat zijn Gmail-systeemlabels?

Systeemlabels zitten ingebouwd in elk Gmail-account en kunnen niet worden verwijderd. Voorbeelden zijn STARRED, IMPORTANT, SENT, DRAFT, INBOX, TRASH, SPAM, UNREAD en de CATEGORY_*-labels achter Gmails tabbladen (Sociaal, Aanbiedingen, Updates, Forums). Gmail past de meeste automatisch toe terwijl e-mail door je account beweegt.

Wat is een eigen label in Gmail?

Een eigen label is elk label dat je zelf benoemt en aanmaakt, zoals 'Facturen' of een genest label zoals 'Werk/Klanten'. Je kunt het handmatig of automatisch via een Gmail-filter toepassen. Voor Gmails zoekfunctie gedraagt een eigen label zich precies als een systeemlabel: je kunt ernaar zoeken met label:jouwlabel.

Beschermt het toevoegen van een Gmail-label een e-mail tegen verwijdering door Clean Email?

Ja. De beschermingslijst van Clean Email dekt elk bericht met een zelf aangemaakt Gmail-label, ongeacht de naam van het label of de ouderdom van het bericht. Die bescherming wordt twee keer gecontroleerd — eenmaal bij het versmallen van de zoekopdracht vóór een opschoning, en nogmaals bij elk bericht vlak voor verwijdering — zodat een gelabelde e-mail nooit wordt verwijderd.