So funktionieren Gmail-Labels

Labels vs. Ordner: Was sich wirklich unterscheidet

Ein klassischer E-Mail-Ordner (das Modell klassischer IMAP-Postfächer) kann eine Nachricht immer nur an einem Ort speichern. Eine Nachricht in 'Rechnungen' abzulegen, entfernt sie aus 'Posteingang'.

Ein Gmail-Label ähnelt eher einer Markierung. Eine einzelne Nachricht kann gleichzeitig das Label INBOX sowie beliebig viele eigene Labels tragen, und das Hinzufügen eines Labels entfernt kein anderes Label und verschiebt die Nachricht auch nirgendwohin.

Deshalb entfernt das Archivieren in Gmail nur das Label INBOX, statt die Nachricht zu verschieben: Die E-Mail existiert weiterhin an genau derselben Stelle, sie ist nur nicht mehr als Posteingangs-Mail markiert.

Systemlabels, die Gmail für dich anlegt

Systemlabels sind in jedem Gmail-Konto fest eingebaut. Du kannst sie nicht löschen, und Gmail (oder du selbst, mit einem Klick oder Tastenkürzel) vergibt sie automatisch, während E-Mails dein Konto durchlaufen.

• STARRED — wird vergeben, wenn du auf das Stern-Symbol einer Nachricht klickst
• IMPORTANT — wird automatisch durch Gmails Wichtigkeitsmarkierung vergeben, oder manuell
• SENT — wird jeder von dir gesendeten Nachricht zugewiesen
• DRAFT — wird Nachrichten zugewiesen, die du begonnen, aber nicht gesendet hast
• INBOX — wird E-Mails zugewiesen, die sich aktuell in deinem Posteingang befinden; entfernt beim Archivieren
• TRASH und SPAM — werden vergeben, wenn eine Nachricht gelöscht oder als Spam gefiltert wird
• UNREAD — wird Nachrichten zugewiesen, die du noch nicht geöffnet hast
• CATEGORY_*-Labels (Soziale Netzwerke, Werbung, Updates, Foren) — werden durch Gmails Posteingangs-Reiter vergeben

Eigene Labels: was du selbst erstellst

Ein eigenes Label ist jedes Label, das du selbst benennst und erstellst – egal ob 'Rechnungen', 'Teamprojekt' oder ein farbiges Label, das unter einem übergeordneten Label wie 'Arbeit/Kunden' verschachtelt ist.

Du kannst ein eigenes Label manuell zuweisen oder einen Gmail-Filter einrichten, der es automatisch auf künftige E-Mails anwendet, die bestimmten Kriterien entsprechen (Absender, Betreff, Stichwörter und so weiter).

Für Gmails eigene Suche funktioniert ein eigenes Label genauso wie ein Systemlabel: Du kannst nach label:rechnungen suchen, genau wie nach label:starred. Der einzige Unterschied ist, wer es erstellt hat.

Warum Clean Email jedes Label als Schutzsignal behandelt

Die Schutzliste von Clean Email umfasst 'Nachrichten mit einem selbst erstellten Gmail-Label'. In der Praxis bedeutet das: Wenn du dir die Zeit genommen hast, eine Nachricht mit einem Label zu organisieren, geht Clean Email davon aus, dass du sie behalten möchtest.

Dieser Schutz gilt unabhängig vom Namen oder der Farbe des Labels und unabhängig davon, wie alt die Nachricht ist. Eine fünf Jahre alte E-Mail mit dem Label 'Steuern 2021' ist genauso geschützt wie eine, die du gestern erst markiert hast.

Das kommt zu den anderen Schutzmaßnahmen hinzu, die immer gelten: markierte (favorisierte) Nachrichten, als wichtig markierte Nachrichten, wechselseitige Konversationen, Nachrichten mit Anhang, gesendete E-Mails, Entwürfe, geplante Sendungen, zurückgestellte (gesnoozte) E-Mails und Chats.

Der Schutz wird zweimal geprüft: einmal, um die Gmail-Suchanfrage einzugrenzen, noch bevor ein Aufräumvorgang überhaupt läuft, und ein zweites Mal Nachricht für Nachricht direkt vor dem Löschen. Diese zweite Prüfung ist die maßgebliche Instanz, sodass eine markierte Nachricht nicht durchrutschen kann, selbst wenn sich ein Suchoperator unerwartet verhält.

FAQ

Wie funktionieren Gmail-Labels?

Ein Gmail-Label funktioniert wie eine Markierung, nicht wie ein Ordner. Eine Nachricht kann gleichzeitig mehrere Labels tragen (zum Beispiel INBOX plus ein von dir erstelltes Label), und das Hinzufügen oder Entfernen eines Labels verschiebt die Nachricht nie. Das unterscheidet sich von klassischen E-Mail-Ordnern, in denen eine Nachricht immer nur in einem Ordner liegen kann.

Was ist der Unterschied zwischen einem Gmail-Label und einem Ordner?

Ein Ordner kann eine Nachricht nur an einem Ort speichern. Ein Gmail-Label ist eine Markierung: Eine Nachricht kann mehrere Labels gleichzeitig haben, und ein Label zuzuweisen entfernt sie nicht aus anderen Labels wie INBOX. Das Archivieren einer Gmail-Nachricht entfernt lediglich das Label INBOX, statt die Nachricht in einen anderen Ordner zu verschieben.

Was sind Gmail-Systemlabels?

Systemlabels sind in jedem Gmail-Konto fest eingebaut und können nicht gelöscht werden. Beispiele sind STARRED, IMPORTANT, SENT, DRAFT, INBOX, TRASH, SPAM, UNREAD sowie die CATEGORY_*-Labels hinter Gmails Posteingangs-Reitern (Soziale Netzwerke, Werbung, Updates, Foren). Gmail vergibt die meisten davon automatisch, während E-Mails dein Konto durchlaufen.

Was ist ein eigenes Label in Gmail?

Ein eigenes Label ist jedes Label, das du selbst benennst und erstellst, etwa 'Rechnungen' oder ein verschachteltes Label wie 'Arbeit/Kunden'. Du kannst es manuell oder automatisch über einen Gmail-Filter zuweisen. Für Gmails Suche verhält sich ein eigenes Label genau wie ein Systemlabel: Du kannst mit label:deinlabel danach suchen.

Schützt das Hinzufügen eines Gmail-Labels eine E-Mail davor, von Clean Email gelöscht zu werden?

Ja. Die Schutzliste von Clean Email umfasst jede Nachricht mit einem selbst erstellten Gmail-Label, unabhängig vom Namen des Labels oder dem Alter der Nachricht. Dieser Schutz wird zweimal geprüft — einmal beim Eingrenzen der Suche vor einem Aufräumvorgang und erneut bei jeder einzelnen Nachricht direkt vor dem Löschen —, sodass eine markierte E-Mail nie gelöscht wird.