Come funzionano le etichette di Gmail

Etichette e cartelle: cosa cambia davvero

Una cartella di posta tradizionale (il modello usato dalle caselle IMAP classiche) può contenere un messaggio in un solo posto alla volta. Archiviare un messaggio in 'Fatture' lo rimuove da 'Posta in arrivo'.

Un'etichetta di Gmail è più simile a un contrassegno. Uno stesso messaggio può avere l'etichetta INBOX insieme a un numero qualsiasi di tue etichette personali contemporaneamente, e aggiungere un'etichetta non rimuove nessun'altra etichetta né sposta il messaggio da nessuna parte.

Per questo archiviare in Gmail si limita a rimuovere l'etichetta INBOX invece di spostare il messaggio: l'email continua a esistere esattamente nello stesso posto, semplicemente non è più contrassegnata come posta in arrivo.

Le etichette di sistema che Gmail crea per te

Le etichette di sistema sono integrate in ogni account Gmail. Non puoi eliminarle, e Gmail (o tu, con un clic o una scorciatoia da tastiera) le applica automaticamente man mano che la posta passa attraverso il tuo account.

• STARRED — applicata quando fai clic sull'icona a stella di un messaggio
• IMPORTANT — applicata automaticamente dagli indicatori di importanza di Gmail, oppure manualmente
• SENT — applicata a ogni messaggio che invii
• DRAFT — applicata ai messaggi che hai iniziato ma non inviato
• INBOX — applicata alla posta attualmente nella tua posta in arrivo; rimossa quando archivi
• TRASH e SPAM — applicate quando un messaggio viene eliminato o filtrato come spam
• UNREAD — applicata ai messaggi che non hai ancora aperto
• Etichette CATEGORY_* (Social, Promozioni, Aggiornamenti, Forum) — applicate dalle schede della posta in arrivo di Gmail

Etichette personali: quelle che crei tu

Un'etichetta personale è qualsiasi etichetta che nomini e crei tu, che si tratti di 'Fatture', 'Progetto team', o di un'etichetta colorata annidata sotto un'etichetta principale come 'Lavoro/Clienti'.

Puoi applicare un'etichetta personale manualmente, oppure configurare un filtro Gmail che la applichi automaticamente ai messaggi futuri che soddisfano certi criteri (mittente, oggetto, parole chiave e così via).

Per la ricerca di Gmail, un'etichetta personale funziona esattamente come un'etichetta di sistema: puoi cercare label:fatture proprio come cercheresti label:starred. L'unica differenza è chi l'ha creata.

Perché Clean Email considera ogni etichetta come un segnale di protezione

L'elenco di protezione di Clean Email include 'i messaggi che portano qualsiasi etichetta Gmail creata dall'utente'. In pratica, questo significa che se ti sei preso il tempo di organizzare un messaggio con un'etichetta, Clean Email presume che tu voglia conservarlo.

Questa protezione si applica indipendentemente dal nome o dal colore dell'etichetta, o da quanto sia vecchio il messaggio. Un'email di cinque anni fa con l'etichetta 'Tasse 2021' è protetta esattamente come una che hai etichettato ieri.

Questo si aggiunge alle altre protezioni sempre attive: messaggi preferiti (con stella), messaggi contrassegnati come importanti, conversazioni bidirezionali, messaggi con qualsiasi allegato, posta inviata, bozze, invii programmati, posta rimandata (snooze) e chat.

La protezione viene verificata due volte: prima per restringere la query di ricerca di Gmail ancor prima che una pulizia venga avviata, e di nuovo messaggio per messaggio subito prima dell'eliminazione. Questo secondo controllo è quello determinante, quindi un messaggio etichettato non può sfuggire nemmeno se un operatore di ricerca si comporta in modo inatteso.

Domande frequenti

Come funzionano le etichette di Gmail?

Un'etichetta di Gmail funziona come un contrassegno, non come una cartella. Uno stesso messaggio può avere più etichette contemporaneamente (per esempio INBOX più un'etichetta che hai creato), e aggiungere o rimuovere un'etichetta non sposta mai il messaggio. Questo è diverso dalle cartelle di posta tradizionali, dove un messaggio può trovarsi in una sola cartella alla volta.

Qual è la differenza tra un'etichetta di Gmail e una cartella?

Una cartella può contenere un messaggio in un solo posto. Un'etichetta di Gmail è un contrassegno: un messaggio può avere più etichette contemporaneamente, e applicare un'etichetta non lo rimuove da altre etichette come INBOX. Archiviare un messaggio Gmail si limita a rimuovere l'etichetta INBOX invece di spostare il messaggio in un'altra cartella.

Cosa sono le etichette di sistema di Gmail?

Le etichette di sistema sono integrate in ogni account Gmail e non possono essere eliminate. Alcuni esempi sono STARRED, IMPORTANT, SENT, DRAFT, INBOX, TRASH, SPAM, UNREAD e le etichette CATEGORY_* dietro le schede della posta in arrivo di Gmail (Social, Promozioni, Aggiornamenti, Forum). Gmail ne applica la maggior parte automaticamente man mano che la posta passa attraverso il tuo account.

Cos'è un'etichetta personale in Gmail?

Un'etichetta personale è qualsiasi etichetta che nomini e crei tu stesso, come 'Fatture' o un'etichetta annidata come 'Lavoro/Clienti'. Puoi applicarla manualmente o automaticamente tramite un filtro Gmail. Per la ricerca di Gmail, un'etichetta personale si comporta esattamente come un'etichetta di sistema: puoi cercarla con label:tuaetichetta.

Aggiungere un'etichetta Gmail protegge un'email dall'eliminazione da parte di Clean Email?

Sì. L'elenco di protezione di Clean Email copre qualsiasi messaggio che porti un'etichetta Gmail creata dall'utente, indipendentemente dal nome dell'etichetta o dall'età del messaggio. Questa protezione viene verificata due volte — una volta restringendo la ricerca prima di una pulizia, e di nuovo su ogni messaggio subito prima dell'eliminazione — così un'email etichettata non viene mai eliminata.